"Đau đầu" vì Visa Châu Âu cho cả công ty? Đừng lo, có Checklist này!
Bạn là HR và công ty bạn đang háo hức chuẩn bị một chuyến đi Châu Âu vào mùa hè này? 🇪🇺 Tuyệt vời! Tuy nhiên, thủ tục xin visa tập thể có thể khiến bạn "đau đầu". Đừng lo lắng! Glife sẽ chia sẻ checklist hồ sơ visa tập thể chuẩn chỉnh năm 2025, giúp HR và các công ty dễ dàng chuẩn bị và mọi thứ sẽ ổn thôi! 🔥
📌 1. Giấy tờ từ Công ty - "Bản sao kê" cho chuyến đi:
Đây là những giấy tờ quan trọng mà công ty bạn cần chuẩn bị để chứng minh mục đích và khả năng chi trả cho chuyến đi. Hãy chuẩn bị đầy đủ nhé!
- Giấy giới thiệu hoặc Quyết định cử đoàn đi du lịch (do lãnh đạo công ty ký, nêu rõ danh sách nhân sự, thời gian, mục đích chuyến đi là nghỉ dưỡng/du lịch, ai chi trả chi phí)
- Đăng ký kinh doanh của công ty
- Báo cáo thuế 3 tháng gần nhất
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp 3 tháng gần nhất
- Booking vé máy bay khứ hồi & khách sạn tại Châu Âu (đảm bảo giữ chỗ hợp lệ để nộp hồ sơ)
- Lịch trình chi tiết chuyến đi (ghi rõ ngày – ở đâu – làm gì)
📌 2. Hồ sơ của từng nhân viên - Yếu tố "cá nhân" không thể thiếu:
Ngoài giấy tờ từ công ty, mỗi nhân viên trong đoàn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân. Chi tiết như sau:
- Hộ chiếu (còn hạn ít nhất 6 tháng, có tối thiểu 2 trang trống)
- Ảnh 3.5 x 4.5 cm (nền trắng, chụp mới trong 6 tháng gần nhất)
- Hợp đồng lao động hoặc Quyết định bổ nhiệm
- Bảng lương hoặc sao kê lương 3 tháng gần nhất
- Sổ hộ khẩu (bản sao & bản dịch thuật công chứng nếu LSQ yêu cầu)
- Đơn xin nghỉ phép có xác nhận của công ty
- Tờ khai xin visa (điền online hoặc theo mẫu của lãnh sự quán nước cấp visa chính)
LƯU Ý QUAN TRỌNG khi xin visa Châu Âu tập thể:
Để quá trình chuẩn bị hồ sơ diễn ra suôn sẻ, đừng quên những lưu ý sau:
- Dù làm hồ sơ theo nhóm, mỗi cá nhân vẫn phải nộp hồ sơ riêng tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VFS hoặc TLS tùy quốc gia).
- Nếu đoàn từ 10 người trở lên, hãy xin lịch hẹn tập thể để nộp cùng ngày.
- Quốc gia lưu trú nhiều ngày nhất hoặc nơi nhập cảnh đầu tiên sẽ là nơi bạn nộp hồ sơ visa. (Ví dụ: Pháp – nếu ở lại lâu nhất).
- Tất cả giấy tờ cần được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của quốc gia xin visa (tùy yêu cầu từng LSQ).
- Visa Schengen cấp cho mục đích du lịch. Thời hạn visa sẽ phụ thuộc vào hồ sơ & kế hoạch trình bày của bạn.
Nếu công ty bạn chưa có kinh nghiệm, đừng ngần ngại liên hệ với Glife. Chúng tôi có thể hỗ trợ tư vấn xây dựng lộ trình, chuẩn bị giấy tờ cho đoàn, đặt lịch hẹn tập thể, hướng dẫn điền form và dịch thuật... Hãy để Glife đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục Châu Âu! 😉
``` --- ```为全公司办理欧洲签证而"头疼"？ 别担心，这份清单来帮你！
您是人力资源部（HR）吗？ 您的公司正在为今年夏天的欧洲之旅做准备吗？ 🇪🇺 太棒了！ 但是，集体签证申请程序可能会让您"头疼"。 别担心！ Glife 将分享 2025 年的标准集体签证申请材料清单，帮助人力资源部和公司轻松准备，一切都会好起来的！ 🔥
📌 1. 来自公司的文件 - 旅程的"对账单"：
这些是贵公司需要准备的重要文件，以证明旅行的目的和支付能力。 请准备好所有文件！
- 介绍信或旅游团出行决定（由公司领导签署，明确说明人员名单、时间、旅行目的为休闲/旅游、谁支付费用）
- 公司营业执照
- 最近 3 个月的纳税申报单
- 最近 3 个月的企业银行对账单
- 往返机票预订和欧洲酒店预订（确保有效预订以提交申请）
- 详细的行程（注明日期 – 地点 – 做什么）
📌 2. 每位员工的档案 - 不可或缺的"个人"因素：
除了公司的文件外，团队中的每位员工都需要准备完整的个人档案。 详细信息如下：
- 护照（有效期至少 6 个月，至少有 2 页空白页）
- 3.5 x 4.5 厘米照片（白色背景，最近 6 个月内拍摄）
- 劳动合同或任命决定
- 工资单或最近 3 个月的工资单
- 户口本（如果领事馆要求，则需复印件和公证翻译件）
- 经公司确认的请假申请
- 签证申请表（在线填写或根据签证签发国领事馆的表格）
申请欧洲集体签证时的重要注意事项：
为了让准备过程顺利进行，请不要忘记以下注意事项：
- 即使您以小组形式申请，每个人也必须在接收申请的中心（VFS 或 TLS，取决于国家）单独提交申请。
- 如果团队有 10 人或以上，请申请集体预约并在同一天提交。
- 停留天数最长的国家或第一个入境的国家将是您提交签证申请的地方。（例如：法国 – 如果您停留时间最长）。
- 所有文件都需要翻译成英语或申请签证所在国的官方语言（取决于每个领事馆的要求）。
- 申根签证是为旅游目的颁发的。 签证有效期将取决于您的档案和提交的计划。
如果您的公司没有经验，请随时与 Glife 联系。 我们可以提供咨询，制定行程、准备团队文件、安排集体预约、协助填写表格和翻译... 让 Glife 在您征服欧洲的旅程中陪伴您！ 😉
```